Общи условия

ОБЩИ УСЛОВИЯ ЗА ИЗЛОЖИТЕЛИ ПРИ ПРОВЕЖДАНЕТО НА ИЗЛОЖЕНИЕ ЗА СЪВРЕМЕННО ИЗКУСТВО „СОФИЯ АРТ ФЕЪР“

Настоящите Общи условия се установяват от Фондация „София Диша“, с ЕИК 176472079 със седалище в град София и адрес на управление: с. Бистрица, ул. „Капина“ № 4, във връзка с ежегодното провеждане на Изложението за съвременно изкуство „София Арт Феър“ / Sofia Art Fair и са приложими за лицата, имащи качеството на Изложители, по смисъла на тези Общи условия. Доколкото не е уговорено друго в индивидуален договор между страните, тези Общи условия ще представляват пълният и единствен договор между Фондация „София Диша“ и всеки Изложител във връзка с Изложението.

I. Дефиниции

Доколкото изрично не е предвидено друго, посочените по-долу термини и изрази ще имат съответно посочения смисъл, в обхвата на настоящите Общи условия в тяхната цялост:

1. „Общи условия“ ще означава настоящите Общи условия, които се прилагат към правоотношенията между Организатора и Изложителите, във връзка с регистрация, допускане до участие, присъствието на Изложителите на Изложението и излагането на техни Творби в рамките на Изложението.

2. „Организатор“ ще означава Фондация „София диша“, с ЕИК 176472079, със седалище и адрес на управление в общ. Столична, с. Бистрица, ул. „Капина“ № 4

3. „Изложение“ ще означава цялостното провеждане на културно масово събитие – Изложение за съвременно изкуство „София Арт Феър“, организиран от Организатора, във всички дни на подготовка (29.09.; 30.09.; 01.10.; 06.10.;07.10) и през цялото време на неговото провеждане – от 02.10.2025 г. до 05.10.2025 г. вкл., от 11:00 ч. до 20:00 ч., на адрес София Тех Парк, гр. София, бул. „Цариградско шосе“ № 111Г, сграда „Иновационен форум Джон Атанасов”.

4. „Изложител“ ще означава лицата, които са подали регистрационна форма по образец и които са допуснати до Изложението от Организатора, за да предоставят една или повече собствени или на други автори Творби, съгласно посоченото в тяхното заявление, както и изискванията на Организатора;

5. „Кандидат“ ще означава лицата, отговарящи на изискванията, предвидени в Общите условия, които имат интерес и желание да бъдат Изложители, но все още не са подали регистрационна форма по образец или са подали такава, но не са преминали през разглеждане на кандидатурата им пред жури на Организатора на Изложението.

6. „Творба/и“ – ще се отнася до всяко произведение на визуалното изкуство, чийто автор е Изложител и/или друго лице, което надлежно е оправомощило съответния Изложител.

7. „Територия на Изложението“ ще означава сграда Иновационен форум „Джон Атанасов“, находяща се на адрес: София Тех Парк, гр. София, бул. „Цариградско шосе“ № 111Г, със съответно прилежащите и общи части, както и площадкова инфраструктура пред сграда Иновационен форум „Джон Атанасов“.

8. „Изложбено пространство“ ще означава обособена площ от Територията на Изложението, в която Изложителите ще могат да разполагат съответен брой Творби на определени автори на обособени за целта павилиони;

9. „София Тех Парк“ ще означава „София Тех Парк“ АД, с ЕИК 202099976, със седалище в гр. София и адрес на управление р-н Младост, Цариградско шосе, 111 Ж, ет. 2

10. „Вътрешни Правила“ ще означава Общия ред и условия за ползване на залите за събития в сграда Иновационен форум „Джон Атанасов“ и в сграда „Лаборатории“, намиращи се в комплекс Научно-технологичен парк гр. София, приети от София Тех Парк, с които Организаторът ще запознае одобрените Изложители.

11. „Сайт/а“ ще означава интернет страницата на Организатора: www.sofiaartfair.art.

12. „Форс Мажор“ ще означава всяко непредвидимо и/или непреодолимо събитие, което е извън разумния контрол на Организатора, и което влияе на възможността на Организатора да изпълни надлежно което и да е свое задължение по тези Общи условия. Такива събития са неизчерпателно: стачки, размирици, терористични актове, пожари, експлозии, наводнения, правителствени ограничения, локдаун, забрана за транспорт, затваряне на границите, както и всякакви други събития извън контрола на Организатора. За избягване на всякакво съмнение, каквито и да е едностранни действия на който и да е контрагент на Организатора, независимо дали обосновани или необосновани, с които се препятства, осуетява или забавя изпълнението на дадено задължение на Организатора по тези Общи условия, ще се считат за Форс Мажор.

II. Общи положения

1. Организаторът организира Изложението с цел да предостави трибуна за изяви на галерии, визуални артисти, творчески колективи, изкуствоведи, куратори, търговци на изкуство и да създаде връзки между колекционери, музеи, широка международна публика от цял свят, както и да представи пред всички тях текущите актуални течения в съвременното изкуство.

2.1 Настоящите Общи условия уреждат правата и задълженията на Организатора, както и правата и задълженията на всеки Кандидат и Изложител по отношение на заявленията за участие, присъствие и достъп до провежданото и организираното от Организатора Изложение.

2.2. Организаторът се ангажира провеждането на Изложението да става в съответствие със законовите норми, принципите на добросъвестността, както и възприетите в практиката, потребителско и/или търговско право критерии и условия.

2.3. Общите условия са достъпни за всички Изложители и трети лица на Сайта.

2.4. Общите условия се прилагат по отношение на Кандидатите и Изложителите, регистрирали се по надлежния ред, както и техните служители, подизпълнители или лица, които по друг начин са ангажирани от даден Изложител, да му предоставят услуга и/или друго съдействие във връзка с Изложението.

3. Организаторът запазва правото си, по всяко време да изменя или допълва Общите условия. В такъв случай, Организаторът ще положи необходимите усилия, възможно най-бързо да разпрати имейли с актуалната версия на Общите условия, както и да обяви актуална версия на текста на Общите условия в уебсайта на Изложението, ако това е възможно.

4. Организаторът има право да измести датата на Изложението, да съкрати, удължи или отмени мястото, да го закрие временно, да го раздели на отделни части, в случай на Форс Мажор.

5. Всеки Изложител се задължава:
5.1. Да спазва стриктно настоящите Общи условия.

5.2. Да спазва стриктно Вътрешните Правила на София Тех Парк, след като му бъдат предоставени от Организатора, както и всички законови и подзаконови нормативни актове, свързани с дейността му във връзка с Изложението.

5.3. Да осигури спазването на задълженията по т.II.5.1. и т.II.5.2 от всички негови представители, служители и/или асистенти и/или други лица, които е ангажирал със съдействие във връзка с Изложението.

5.4. В случай, че Изложител не изпълнява което и да е свое задължение по тези Общи условия, Организаторът, в допълнение към другите си права по тези Общи условия, има право, в зависимост от момента на това неизпълнение: (i) ако е преди началната дата на Изложението – да не допусне Изложителя и/или Творбите му/ ѝ до Изложението; (ii) ако е по време на Изложението – да отстрани Изложителя и/или Творбите му/ѝ от Изложението. Организаторът има право да изисква съдействие от вътрешната охрана на София Тех Парк и/или от органите на реда за отстраняването на Изложител, негови Творби и/или правонарушители от Територията на Изложението.

III. Регистрация на Кандидат

1.1 Кандидатите следва задължително да са юридически лица или правоспособни и дееспособни физически лица, съгласно българското законодателство, както и да отговарят на едно от следните условия:
а/ да са комерсиална галерия за съвременно изкуство – физическо пространство с централен или частичен фокус върху автори и произведения на съвременното изкуство, извършващо търговска дейност
б/ да са пространство за съвременно изкуство – физическо пространство, функциониращо на проектна база с или без търговска дейност, което в рамките на изложението цели продажба на съвременни произведения.
в/ да са творчески колектив – състав от минимум двама визуални артисти и/или куратор, изкуствовед, търговец на изкуство

Кандидатите, следва да попълнят регистрационна форма по образец (наричана по – долу „Заявката“), налична на Сайта.

1.2. В Заявката се предоставят следните данни:
а/ данни за Изложителя: имена, държава на произход/ държава на регистрация; идентификационни номера, постоянен адрес/ адрес по регистрация;
б/ данни за Авторите (име, биография, портфолио), които Изложителят желае да изложи в рамките на Изложението;
в/ актуална информация за контакт – адрес, телефон, имейл;

1.3.1 При подадени творби, посочени в Заявката следва те да бъдат оригинали.

1.3.2 Организаторът не допуска репродукции да бъдат сред представяните творби.

1.3.3. Организаторът не изисква авторите на всички представени от Изложител творби да бъдат живи към датата на Заявката, но творбите следва да отговарят в категорията Съвременно изкуство.

1.4. Изложителите по своя преценка следва да застраховат Творбите, които ще бъдат представени на Изложението за възможните рискове, включително, но не само за кражба, грабеж, пожар, наводнения и др., за периода на Изложението. Организаторът може да изиска доказателство за направената застраховка по всяко време.

2. След попълването на Заявката, същата се подава чрез Сайта, при натискане на указаните на Сайта бутони, указващи, че с натискането им Заявката се счита подадена. Организаторът ще разглежда само Заявки, за които е изпратена необходимата информация. Приемането на Заявката от страна на Организатора се удостоверява чрез изпращане на автоматизирано съобщение и/или e-mail до съответното лице.

3. Организаторът, в рамките на 14 дни от получаване на надлежно подадена Заявка и такса за нея, ще изпрати e-mail до съответния Кандидат, с който ще го информира дали приема, отхвърля или приема частично (по отношение само на определени Творби) Заявката. Този e- mail Организаторът изпраща до посочения от Изложителя имейл адрес за контакт, предоставен с попълнената Заявка. В посочения имейл, Организаторът ще информира одобрения за участие Изложител и за:
а/ следващи етапи, сключване на договор, обучителни срещи и др.;
б/ необходимата изложбена площ за излагане на одобрените Творби;
в/ дължимата такса за участие, определена по реда на т.IV.1. от тези Общи условия.

4. С изпращането на попълнен формуляр към Организатора, лицата изрично се съгласяват с настоящите Общи условия и заявяват, че ще ги спазват и ще се придържат към тях.

5. Организаторът взема решението за допускане на Изложител с оглед само на Артистите, които са включени в подадената Заявка. Организаторът запазва правото си, свободно и по своя преценка, да откаже да предостави достъп до Изложението на всеки Изложител, да изиска допълнителна информация, включително, но не само за Творбите и техните автори, да обсъжда изменения в списъка с представяните творби и артисти. Представянето от Изложител на други Артисти и/или Творби, различни от тези, които са предоставени със Заявката и/или не са избрани от Организатора, е изрично забранено.

6. След получаване на потвърждение по т.III.3. от тези Общи условия, Изложителят следва да заплати таксата по т.IV.1. в сроковете съгласно т. IV.3 по – долу. С потвърждението по т.III.3. от Организатора и надлежното заплащане на таксата по т.IV.1. от Изложителя, между Организатора и Изложителя възниква договорно правоотношение, с условия, права и задължения на страните по него, съгласно настоящите Общи условия, освен ако страните не уговорят друго изрично и допълнително в писмена форма.

IV. Финансови условия

1. Изложителят, чиято Заявка за участие е одобрена по реда на тези Общи условия, следва да заплати на организатора такса за участие, която се определя съобразно изложбената площ, необходима за излагане на одобрените Творби. Таксите за участие се определят по следната тарифа и се отнасят за участие на Изложители – галерии, творчески колективи

Изложбена площ (в кв.м.) – Такса участие (в евро):
15 кв.м. – € 2 400
16 кв.м. – € 2 400
25 кв.м. – € 3 200

1.1. Таксата за участие включва предоставяне на Изложбено пространство, за времето за инсталация на павилион, сглобяване, монтиране, поставяне на Творбите преди Изложението, периодът на провеждане на Изложението, както и време след Изложението, за премахване на павилион, за разглобяване, демонтиране и откачане на Творбите.
– Изложбена площ (H:2.65m) в размери, посочени при направена кандидатура;
– осветление (50W LED, разположено през 1,5м);
– достъп до електричество;
– табела;
– перваз;

Всички цени са в евро, без включен ДДС.

1.2. Организаторът запазва правото си едностранно да увеличи цените, в случай, че се увеличат неговите разходи за случване и организиране на Изложението, включително разходи към контрагенти, разходи за реклама, маркетинг, разходи за трудови възнаграждения, данъци, такси и др. В случай, че това е наложително, Изложителите и третите лица ще бъдат уведомени предварително.

1.3. В случай на последваща възникнала необходимост на Организатора да предостави Изложбено пространство, което е в по-малък размер от заплатеното и заявено от Изложителя, разликата в тарифата за участие се възстановява на съответния Изложител.

2. Информация за точната дължима сума за участие като Изложител и начинът за плащането и ще бъде предоставена от Организатора, към всяко лице, заедно с потвърждението в отговор на заявката за участие по чл. III.3

3.1. Организаторът определя, че 100 % от дължимата такса по чл. IV.1 ще се дължи в срок до 14 дни след получаването на потвърждението по чл. III.3 и след сключването на договор между Изложителя и Организатора – в зависимост от това, кое събитие настъпи по-късно.

3.3. В случай на забава на дължимо плащане, Организаторът има право алтернативно:

3.3.1. да претендира от Изложителя и лихва, в размер на законната лихва за забава, като това не ограничава Организатора да претендира и понесени вреди и разходи в по-голям размер, направени във връзка със забавата.

3.3.2. едностранно да прекрати отношенията си с Изложителя и да откаже да му предостави Изложбено пространство.

V. Предоставяне на Изложбено пространство

1.1 След заплащането от Изложителя на съответната такса за участие, Организаторът предоставя на всеки от Изложителите Изложбено пространство. Изложителите нямат право да избират конкретното местоположение от Територията на Изложението и/или пространство, където ще бъдат разположени и където ще могат да представят Творбите, като това остава изцяло в дискрецията на Организатора.

1.2. Организаторът ще съобщи предварително на Изложителите времето, с което ще разполагат преди и след Изложението за инсталиране на павилионите сглобяване, монтиране, поставяне на Творбите, премахване на павилионите, разглобяване, демонтиране и премахване на Творбите.

2. Организаторът запазва правото си, по своя преценка, да промени разпределението по Изложбените пространства на отделните Изложители и представяните от тях творби, както и да променя размерите на предоставеното пространство.

3. Организаторът изрично ще информира Изложител, на когото не може да бъде предоставено Изложбено пространство, по причини независещи от Организатора. В този случай, ако Организаторът не може да предостави приемлива за Изложителя алтернатива, Организаторът дължи връщане на платената от Изложителя тарифа за участие, а Изложителят не може да участва в Изложението.

4. Одобрените Изложители декларират, че са наясно, че при ползване на Територията на Изложението, съответно, отделните Изложбени пространства, са приложими и Вътрешните Правила, с които Организаторът се е съгласил и които одобрените Изложители се задължават да спазват, доколкото са относими към тях и/или лицата, които са наети от тях и/или по друг начин са ангажирани със съдействие на Изложител.

VI. Сглобяване на Изложбеното пространство.

1.1 Организаторът и Изложителят ще се уговорят допълнително за удобно време, в което ще се представи и предаде на Изложителя предвиденото му Изложбено пространство. Изложбеното пространство може да бъде подготвяно от отделните Изложители, само в дните и часовете посочени от Организатора, съгласно чл. V.1.2.

1.2. С предоставянето на Изложбеното пространство от Организатора са включени:
– Изложеби панели в размери, посочени при направена кандидатура;
– осветление (50W LED, разположено през 1,5м);
– достъп до електричество;
– табела;
– перваз.

2.1 Всички допълнително необходими условия, като например нужда от допълнителни технически инсталации, допълнително пространство за особено големи творби, които Изложителите имат при излагане на Творбите, следва да бъдат комуникирани и обсъдени с Организатора. Отделните Изложители, ще се споразумяват допълнително с Организатора, относно това какво допълнително оборудване ще може да бъде предоставено за ползване от съответния Изложител, както и възможността за внасяне на лично оборудване от съответния Изложител.

2.2. Всякакво допълнително необходимо техническо оборудване, прегради, осветление и др., които не са предоставени или одобрени от Организатора не се допускат.

2.3. Изложителите следят и гарантират, че дизайнът на Изложбените пространства не влизат в нарушение със законови разпоредби, настоящите Общи условия и/или допълнителни указания на Организатора.

3. В случай, че Изложител е наел трето лице, което да съдейства с подготовка на неговото Изложбено пространство, Организаторът следва изрично да бъде уведомен за това.

4.1. Организаторът запазва правото си да извърши проверка, след като бъде подготвено и сглобено Изложбеното пространство и преди началото на Изложението, както и по негова преценка да изисква да бъдат направени промени в организацията на Изложбеното пространство и Творбите, както и същите да бъдат премахвани. Всякакви изменения в Изложбеното пространство следва да бъдат съгласувани с Организатора.

4.2. Организаторът си запазва правото да изисква премахването на Творби, които биха могли да причинят сериозно безпокойство на панаира или да застрашат безопасността на Изложителите и посетителите на Изложението чрез миризми, шумове или други излъчвания или чрез външния си вид.

4.3. Организаторът може да изиска и премахване на обекти от Изложителите, ако бъдат представени Творби, които не са били посочени с Вашата заявка и/или не са били допуснати до Изложението при последващата проверка.

4.4. Не се допуска поставянето и представянето на Творби на плоскости на пода, окачени на тавана, върху нагреватели и др.

5. Изложителите могат да поставят свои рекламни материали, само в рамките на обособеното им Изложбено пространство. Във всеки случай разположените рекламни материали – рекламни материали (визитни картички, брошури, каталози на артисти, които представят на Изложението), разположени на място в Изложбеното пространство, следва да бъдат съгласувани с Организатора:

6. Изложителите се задължават, след края на Изложението, да оставят Територията на Изложението и да предадат на Организатора Изложбеното пространство в същия вид и по същия начин, по който им е било предоставено.

7.1. Организаторът посочва и Изложителят се съгласява, че следните технически средства са разрешени за използване при подготвяне на Изложбеното пространство:
● Винтове за чип площадки (No 3 mm – 4,5 mm; мин. дълбочина в панела – 15 mm; макс. дълбочина – 40 mm.) за закрепване на Творби.
● Свалящи се лепила (Blu Tack и др.)

7.2. Организаторът посочва и Изложителят се съгласява, че следните технически средства са разрешени за използване в ограничено количество при подготвяне на Изложбеното пространство:
● Молив (малки маркировки, къси линии)
● Етикети – трябва да бъдат прикрепени с помощта на лесно отстраними лепила (по-горе) и напълно отстранени преди разглобяването на изложбените модули)

7.3. Организаторът посочва и Изложителят се съгласява, че следните технически средства не са разрешени за използване при подготвяне на Изложбеното пространство:
● Панелени щифтове, гирвони
● Химикали или маркери от всякакъв вид
● Всякакви приспособления, които не са изброени в 1 и 2 по-горе.
● Всякакъв пълнежен материал за запълване на междуните между елементите
● Всякаква боя (цветове) от всякакъв вид (освен ако не е потвърдено или уредено с Организатора)

VII. Медийни услуги и промотиране на Изложителите

1.1 Организаторът предоставя различни медийни услуги на Изложителите, с цел промотиране от които Изложителите могат да се възползват по свое желание, а именно:
– интернет платформи, с достъпни снимки и информация за Изложителите;
– изложбен каталог

1.2. За целта Изложителят предоставя навреме снимката/ките в подходящ печатен формат (цифрово, предоставено през онлайн платформа) и текстовете, които ще бъдат отпечатани (също дигитално). Ако това не се случи до 30.06.2025г, Организаторът има правото да не включи информация за Изложителя в Изложбения каталог.

1.5. С изпращането на снимките и текстовете Изложителите гарантират, че притежават необходимите права върху тях и ги предоставят на Организатора за целите на публикуването в каталога и в интернет платформата. Изложителите гарантират още, че снимките и текстовете не нарушават каквито и да е чужди права на трети лица. В случай, че Организаторът направи разходи или понесе друг вид вреди по отношение на претенции на трети лица, във връзка с правата върху тези снимки и текстове, Изложителят се задължава да обезщети Организатора изцяло, включително за всякакви понесени разноски и съдебни такси.

1.6. За включване в интернет платформата Изложителите следва да предоставят снимка на произведенията и текстове в подходящ дигитален формат за изобразяване, по начин изрично указан от Организатора.

1.7. С изпращането от Изложителя към Организатора на снимки и текстове Изложителя заявява и гарантира, че притежава всички необходими права от художника и/или фотографа, за да разреши на Организатора да възпроизвежда, разпространява, прави публично достъпни в интернет и публикува снимките и текстовете чрез всякакъв тип печатни или онлайн медии в списания за арт изложение, реклами за арт изложение, прессъобщения и т.н. В случай, че Организаторът направи разходи или понесе друг вид вреди по отношение на претенции на трети лица, във връзка с правата върху тези снимки и текстове, Изложителят се задължава да обезщети Организатора изцяло, включително за всякакви понесени разноски и съдебни такси.

2.1. Организаторът може да предоставя различни рекламни услуги, включително newsletter, социални мрежи, участие в подкаст. В случай, че Изложител желае да се възползва от тези услуги, следва изрично да заяви това към Организатора, в срок до 14 дни след получено потвърждение за участие.

2.2. Таксата за този допълнителен ПР пакет е 350 евро, платими по начин, допълнително указан от Организатора.

3.1. Организаторът ще има право да извършва фото и видео заснемане на място, за целите на популяризиране на Изложението. При използването на фотографиите и видеото, Организаторът декларира, че всички лични данни, ще бъдат събрани, обработвани и съхранявани в съответствие с разпоредбите на Закона за личните данни, както и Общия регламент за защита на личните данни (Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016)

3.2. С приемането на Общите условия, Изложителите дават изричното си съгласие да бъдат снимани с оглед създаване на снимки и видеоклипове, както и за използването на направените снимки и видеоклипове за целите на маркетинга и популяризирането на Изложението;

3.3. Изложителите се ангажират да получат съгласие по чл. VII.3.2. и от лицата, които са наети от тях и/или по друг начин са ангажирани със съдействие на Изложител.

VIII. Декларации и гаранции на Изложителя

С потвърждаване на настоящите Общи условия и влизане в договорни отношения с Организатора във връзка с Изложението, Изложителят декларира и гарантира, че:

1. Има надлежна правоспособност и дееспособност да сключи договорът, инкорпориран в тези Общи условия;

2. Изложителят притежава всички надлежни авторски, сродни и други права на интелектуална собственост, независимо собствени, лицензирани и/или отстъпени, необходими, за да излага която и да е допусната до Изложението Творба пред публика. Организаторът има право по всяко време да иска от Изложителя, а Изложителят се задължава незабавно след такова искане (но в срок не по – дълъг от 3 работни дни от искането) да предостави на Организатора всякакви изискани доказателства, удостоверяващи, че Изложителят изпълнява така дадената гаранция.

IX. Отговорност. Изключения от Отговорността

1.1. Организаторът не носи отговорност за съхранението или запазването на представените творби, оборудване, и други предмети, собственост на отделните Изложители.

1.2. Организаторът не носи отговорност и няма задължение да застрахова представените творби.

1.3. Организаторът не носи отговорност за понесени вреди или други разходи, които възникват или могат да възникнат за Изложители в Изложението от подаването на Заявката и последващото недопускане до участие в Изложението.

1.4. Организаторът не носи отговорност за вреди понесени от Изложителя, в резултат на Форс Мажор.

2. Организаторът не носи отговорност за причинени вреди, засягащи, живота и/или здравето на Изложителите, както и лицата, които са наети от тях и/или по друг начин са ангажирани със съдействие на Изложител, освен ако тези вреди не са причинени от умишленото действие или бездействие на Организатора или при проявяването на груба небрежност от негова страна.

3. Изложителите, както и лицата, които са наети от тях и/или по друг начин са ангажирани със съдействие на Изложител по време на Изложението, носят отговорност за причинени на Организатора преки или косвени вреди.

4.1. Доколкото Организаторът носи отговорност спрямо трети лица, по отношение на вреди, нанесени над допустимо и разумно увреждане, и Организаторът се е съгласил с определени правила за фиксиране и закрепване на изложбено оборудване, в случай че трето лице предяви неустойки или обезщетение спрямо Организатора за понесени вреди, Организаторът може да претендира тези санкции от Изложителите, нанесли съответните вреди.

4.2. Съгласно задълженията поети от Организатора към трети лица, санкциите са както следва:
● Винтове в панела (на винт) – € 2
● Лепкави фиксиращи подложки от всякакъв вид (пяна), освен ако не са премахнати, без да е повреден панела – € 5
● Самозалепващи подложки от всякакъв вид (освен ако не са премахнати, без да е повреден панела) – € 5
● Нарязани ръбове – € 10
● Развален цвят – € 15
● Стикери – € 5
● Диаметър на пробития отвор по-голям от 5 мм – € 10
● Пробит отвор през панел с диаметър по-голям от 5 mm – € 20
● Възстановете едната страна на панела – € 60
● Отвор между панелите – € 10

5. Организаторът запазва правото си, в случай на Форс Мажор да изиска от Изложителите да поемат и да заплатят съответна част от разходите, произтичащи от подготовката на Изложението. Размерът на частта от разходите, която трябва да заплати всеки Изложител, се определя от Организатора, съгласно разходите за подготовка на Изложението, направени до съответния момент, които биват разпределени между всички участници. При необходимост, Организаторът ще предостави информация за направените разходи.

6. В случай, че Организаторът понесе каквито и да е имуществени и/или неимуществени (в това число репутационни вреди) в резултат на претенции и/или искове от трети лица и/или санкции от административни органи във връзка с която и да е Творба, изложена от даден Изложител, Изложителят следва да обезщети Организатора за всички такива имуществени и неимуществени вреди и пропуснати ползи, в това число и за всякакви разноски, свързани с водене на дела, платени административни санкции и други подобни.

X. Прекратяване на отношенията с Изложителя

1.1. Отношенията между Изложителите и Организатора започват от потвърждаването на Заявката на съответния Изложител и продължават до предаването на Изложбеното пространство от Изложителя към Организатора след приключването на Изложението.

1.2. Организаторът запазва правото си да прекрати правоотношенията си с Изложители по-рано, в някои от следните случаи:
– смърт на Изложителя или откриване на процедура по ликвидация или несъстоятелност спрямо него;
– в случай на забава на дължимо плащане, съгласно чл. IV.3.3.2.
– в случай, че Организаторът не успее да се сдобие с необходимите разрешения за организирането на Изложението или случването на Изложението стане невъзможно, изцяло или от части, по независещи от Организатора причини;
– в случай, че Изложител отказва да спазва изричните писмени или устни инструкции на Организатора, по което и да е време от подаването на заявката за участие, до приключването на Изложението;
– в случай, че Изложител представя Творби или автори, за които е получил изрични указания от Организатора, че не е разрешено да представя.

2.1. Организаторът и Изложителят могат да прекратят своите отношения и по взаимното им писмено съгласие.

2.2. Организаторът запазва правото да постави прекратяването на договорните отношения под условие, че предвидената или предоставена изложбена площ, може да бъде наета от друго лице.

2.3. В случай, че желанието и молбата за прекратяване на отношенията, произтичат от Изложителя, Организаторът запазва правото да начисли на Изложителя неустойка, в размер на 25 % от тарифата за участие, посочена в т. IV.1.

3. Ако в резултат на Форс Мажор Изложител се откаже да участва в Изложението, същият може да прекрати договорните отношения с Организатора, с надлежно уведомление в писмена форма, изпратено незабавно след настъпването или узнаването за съответното обстоятелство.

XI. Допълнителни разпоредби

1. За неуредените в настоящите Общи условия въпроси, свързани с изпълнението и тълкуването им, се прилагат законите на Република България. Всички спорове, произтичащи от настоящите Общи условия, ще бъдат решавани посредством приятелски преговори между страните. При невъзможност за достигане на съгласие, споровете ще бъдат отнасяни до компетентния съд в гр. София.

2. Организаторът и Изложителите се съгласяват, че всички съобщения между страните, се правят в писмена форма, включително по имейл.

2.1. Организаторът посочва следните данни за контакт:
Област: София, Община: Столична, Населено място: гр. София, п.к. 1000, район Триадица, ул. „Княз Борис I“ № 94, лице за контакт: Суна Емел Данаджъ, e-mail: office@sofiaartfair.art;

2.2. Изложителят посочва и Организаторът ще приеме, че данните за контакт с Изложителя са тези посочени в Заявката по чл. III.1.1.

2.3. Всички съобщения ще се считат за валидно изпратени, ако са изпратени на посочените по-горе адреси. Организаторът или Изложителят са длъжни да уведомят другата страна при промяна на посочените адреси и/или лица за контакти, като при неизпълнение на това задължение съобщенията ще се считат за валидно изпратени, ако са изпратени на посочените по-горе адреси за кореспонденция.

3.Всички лични данни, събрани както в Заявката, така и по времето на Изложението, ще бъдат събирани, обработвани и съхранявани, в съответствие с разпоредбите на Закона за личните данни, както и Общия регламент за защита на личните данни (Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016)

Настоящите Общи условия са утвърдени от Изпълнителния директор на Фондация „София Диша“ – Суна Данаджъ.

GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR EXHIBITORS AT THE CONTEMPORARY ART EXHIBITION „SOFIA ART FAIR“

These General Terms and Conditions are established by the Sofia Breathe Foundation, with UIC 176472079, with its registered office in the city of Sofia and registered office address: village of Bistritsa, 4 Kapina Street, in connection with the annual holding of the Sofia Art Fair and apply to persons having the status of Exhibitors, within the meaning of these General Terms and Conditions. Unless otherwise agreed in an individual contract between the parties, these General Terms and Conditions shall constitute the complete and sole contract between the Sofia Breathe Foundation and each Exhibitor in connection with the Exhibition.

I. Definitions

Unless expressly provided otherwise, the terms and expressions set forth below shall have the meanings set forth respectively, within the scope of these General Terms and Conditions in their entirety:

1. “General Terms and Conditions” shall mean these General Terms and Conditions, which apply to the legal relations between the Organizer and the Exhibitors regarding registration, admission to participation, the presence of the Exhibitors at the Exhibition, and the display of their Works within the Exhibition.

2. „Organizer“ shall mean the Sofia Breathes Foundation, with UIC 176472079, with its registered office and management address in Stolichna Municipality, Bistritsa Village, 4 Kapina Street

3. „Exhibition“ shall mean the entire holding of a cultural mass event – Contemporary Art Exhibition „Sofia Art Fair,“ organized by the Organizer, on all days of preparation (29.09.; 30.09.; 01.10.; 06.10.; 07.10) and throughout its holding – from 02.10.2025 to 05.10.2025 inclusive, from 11:00 a.m. to 8:00 p.m., at Sofia Tech Park, Sofia, Tsarigradsko Shosse Blvd—no—111 G, „Innovation Forum John Atanasov“ building.

4. “Exhibitor” shall mean the persons who have submitted a registration form according to the template and who have been admitted to the Exhibition by the Organizer to provide one or more of their own or other authors’ Works, as specified in their application, as well as the Organizer’s requirements;

5. „Candidate“ shall mean the persons meeting the requirements outlined in the General Terms and Conditions, who are interested and willing to be Exhibitors but have not yet submitted a registration form by the template or have submitted one but have not undergone consideration of their candidacy before a jury of the Exhibition Organizer.

6. „Work(s)“ – shall refer to any work of visual art whose author is an Exhibitor and/or another person who has duly authorized the respective Exhibitor.

7. „Exhibition Territory“ shall mean the „John Atanasov“ Innovation Forum building, located at Sofia Tech Park, Sofia, 111G Tsarigradsko Shosse Blvd., with the respective adjacent and common areas, as well as the site infrastructure in front of the „John Atanasov“ Innovation Forum building.

8. „Exhibition Space“ shall mean a designated area of the Exhibition Territory in which Exhibitors will be able to display a corresponding number of Works by specific authors in pavilions designated for the purpose;

9. „Sofia Tech Park“ shall mean „Sofia Tech Park“ AD, with UIC 202099976, with registered office in the city of Sofia and management address, Mladost district, Tsarigradsko shose, 111 G, floor 2

10. „Internal Rules“ shall mean the General Rules and Conditions for the use of the event halls in the „John Atanasov“ Innovation Forum building and the „Laboratories“ building, located in the Science and Technology Park complex in Sofia, adopted by Sofia Tech Park, with which the Organizer will familiarize the approved Exhibitors.

11. „Site(s)“ shall mean the Organizer’s website: www.sofiaartfair.art.

12. “Force Majeure” shall mean any unforeseeable and/or unavoidable event which is beyond the reasonable control of the Organizer and which affects the Organizer’s ability to properly perform any of its obligations under these General Terms and Conditions. Such events include, but are not limited to, strikes, riots, acts of terrorism, fires, explosions, floods, government restrictions, lockdowns, transport bans, border closures, and other events beyond the Organizer’s control. To avoid doubt, any unilateral action by any counterparty of the Organizer, whether justified or unjustified, which prevents, frustrates, or delays the performance of any obligation of the Organizer under these General Terms and Conditions shall be deemed to be Force Majeure.

II. General provisions

1. The Organizer organizes the Exhibition with the aim of providing a platform for the performances of galleries, visual artists, creative collectives, art critics, curators, and art dealers, creating connections between collectors, museums, and a wide international audience from all over the world, and presenting to all of them the current trends in contemporary art.

2.1 These General Terms and Conditions govern the rights and obligations of the Organizer and each Applicant and Exhibitor regarding applications for participation, presence, and access to the Exhibition held and organized by the Organizer.

2.2. The Organizer undertakes to conduct the Exhibition in accordance with legal norms, the principles of good faith, and the criteria and conditions adopted in practice, consumer and/or commercial law.

2.3. The General Terms and Conditions are available to all on-site Exhibitors and third parties.

2.4. The General Terms and Conditions apply to Candidates and Exhibitors who have duly registered, as well as their employees, subcontractors, or persons who an Exhibitor otherwise engages in providing him with a service and/or other assistance in connection with the Exhibition.

3. The Organizer reserves the right to amend or supplement the General Terms and Conditions at any time. In such a case, the Organizer will make the necessary efforts to send emails with the current version of the General Terms and Conditions as soon as possible and, if possible, announce an updated version of the text of the General Terms and Conditions on the Exhibition website.

4. In case of force majeure, the organizer has the right to postpone the date of the Exhibition, shorten, extend, or cancel the venue, close it temporarily, or divide it into separate parts.

5. Each Exhibitor undertakes:

5.1. To strictly comply with these General Terms and Conditions.

5.2. To strictly comply with the Internal Rules of Sofia Tech Park, once they have been provided to him by the Organizer, as well as all legal and regulatory acts related to his activities in connection with the Exhibition.

5.3. To ensure compliance with the obligations under items II.5.1. and II.5.2 by all its representatives, employees, and/or assistants, and/or other people it has engaged to assist with the Exhibition.

5.4. If an Exhibitor fails to fulfill any of its obligations under these General Terms and Conditions, the Organizer, in addition to its other rights under these General Terms and Conditions, has the right, depending on the moment of such failure: (i) if it is before the start date of the Exhibition – to prevent the Exhibitor and/or their Works from entering the Exhibition; (ii) if it is during the Exhibition – to remove the Exhibitor and/or their Works from the Exhibition. The Organizer has the right to request assistance from the internal security of Sofia Tech Park and/or law enforcement agencies to remove the exhibitor, their works, and/or offenders from the Exhibition Territory.

III. Candidate Registration

1.1 Candidates must be legal entities or legally capable individuals, according to Bulgarian legislation, and meet one of the following conditions:
a/ be a commercial contemporary art gallery – a physical space with a central or partial focus on authors and works of contemporary art, carrying out commercial activities
b/ be a space for contemporary art – a physical space operating on a project basis with or without commercial activity, which aims to sell contemporary works within the framework of the exhibition.
c/ be a creative collective – a team of at least two visual artists and/or a curator, art historian, or art dealer
Candidates should complete a sample registration form (hereinafter called the „Application“) available on the Site.

1.2. The following data shall be provided in the Application:
a/ Exhibitor data: names, country of origin/country of registration; identification numbers, permanent address/registration address;
b/ data about the Authors (name, biography, portfolio) that the Exhibitor wishes to exhibit within the Exhibition;
c/ current contact information – address, telephone, email;

1.3.1 Submitted works specified in the Application must be originals.

1.3.2 The organizer does not allow reproductions to be among the presented works.

1.3.3. The Organizer does not require that the authors of all works submitted by an Exhibitor be alive at the date of the Application. Still, the works should qualify in the Contemporary Art category.

1.4. Exhibitors shall, at their discretion, insure the Works to be presented at the Exhibition against possible risks, including but not limited to theft, robbery, fire, flood, etc., for the period of the Exhibition. The Organizer may request proof of the insurance taken out at any time.

2. After completing the Application, it is submitted through the Site by clicking on the buttons indicated on the Site, indicating that by clicking on them, the Application is considered submitted. The Organizer will only consider Applications for which the necessary information has been sent. The organizer’s acceptance of the Application is confirmed by sending an automated message and/or e-mail to the relevant person.

3. The Organizer, within 14 days of receiving a duly submitted Application and fee for it, will send an e-mail to the respective Applicant, informing them whether it accepts, rejects, or partially accepts (for only sure Works) the Application. The Organizer sends this e-mail to the contact e-mail address specified by the Exhibitor, provided with the completed Application. In the specified e-mail, the Organizer will also inform the Exhibitor approved for participation of:
a/following stages, the conclusion of a contract, training meetings, etc.;
b/ the necessary exhibition space for displaying the approved Works;
c/ the due participation fee, determined by item IV.1. of these General Terms and Conditions.

4. By sending a completed form to the Organizer, individuals expressly agree to these General Terms and Conditions and declare that they will comply with and adhere to them.

5. The Organizer decides to admit an Exhibitor only concerning the Artists included in the submitted Application. The Organizer reserves the right, freely and at its discretion, to refuse to grant any Exhibitor access to the Exhibition and request additional information, including but not limited to the Works and their authors, to discuss changes to the list of presented works and artists. The presentation by an Exhibitor of other Artists and/or Works other than those provided with the Application and/or not selected by the Organizer is expressly prohibited.

6. After receiving confirmation under item III.3. of these General Terms and Conditions, the Exhibitor shall pay the fee under item IV.1. within the terms according to item IV.3 below. With the confirmation under item III.3. by the Organizer and the due payment of the fee under item IV.1. by the Exhibitor, a contractual relationship arises between the Organizer and the Exhibitor, with conditions, rights, and obligations of the parties thereunder, according to these General Terms and Conditions, unless the parties expressly and additionally agree otherwise in writing.

IV. Financial conditions

1. The Exhibitor whose Application for Participation is approved under these General Terms and Conditions shall pay the Organizer a participation fee, which shall be determined according to the exhibition area required for the exhibition of the approved Works. The participation fees shall be determined according to the following tariff and shall apply to the participation of Exhibitors – galleries, creative collectives

Exhibition area (sq.m.) – Participation fee (in euros)::
15 sq.m. – € 2 400
16 sq.m. – € 2 400
25 sq.m. – € 3 200

1.1. The participation fee includes the provision of Exhibition Space, the time for installing the pavilion, assembly, mounting, and placing the Works before the Exhibition, the period of holding the Exhibition, and the time after the Exhibition for removing the pavilion, disassembly, dismantling, and unhooking the Works.
– Exhibition area (H:2.65m) in dimensions specified when applying;
– lighting (50W LED, located every 1.5m);
– access to electricity;
– plate;
– window sill;

All prices are in euros, excluding VAT.

1.2. The Organizer reserves the right to unilaterally increase prices if its costs for holding and organizing the Exhibition increase, including costs to contractors, advertising, marketing, labor, taxes, fees, etc. If necessary, the Exhibitors and third parties will be notified in advance.

1.3. In the event of a subsequent need for the Organizer to provide Exhibition Space that is smaller than that paid and requested by the Exhibitor, the difference in the participation fee shall be refunded to the respective Exhibitor.

2. Information about the amount due for participation as an Exhibitor and the payment method will be provided by the Organizer to each person, together with the confirmation in response to the application for participation under Art.

3.1. The Organizer determines that 100% of the fee is due under Art. IV.1 and will be due within 14 days after receipt of the confirmation under Art. III.3 and after the conclusion of a contract between the Exhibitor and the Organizer, depending on which event occurs later.

3.3. In case of delay in payment due, the Organizer has the right to alternatively:

3.3.1. The Organizer may claim from the Exhibitor interest in the amount of the legal interest for delay, but this does not limit the Organizer from claiming damages and expenses incurred in a larger amount in connection with the delay.

3.3.2. unilaterally terminate its relations with the Exhibitor and refuse to provide him with Exhibition Space.

V. Provision of Exhibition Space

1.1 After the Exhibitor has paid the relevant participation fee, the Organizer shall provide each exhibitor with an Exhibition Space. The Exhibitors shall not have the right to choose the specific location within the Exhibition Territory and/or space where they will be located and where they will be able to present the Works, as this remains entirely at the Organizer’s discretion.

1.2. The Organizer will inform the Exhibitors in advance of the time they will have before and after the Exhibition for installing the pavilions, assembling, mounting, placing the Works, removing the pavilions, dismantling, dismantling, and removing the Works.

2. The Organizer reserves the right, at its discretion, to change the distribution of the Exhibition spaces of individual Exhibitors and the works presented by them, as well as to change the dimensions of the space provided.

3. The Organizer will expressly inform an Exhibitor who cannot be provided with Exhibition Space for reasons beyond the Organizer’s control. If the Organizer cannot provide an alternative acceptable to the Exhibitor, the Organizer shall refund the participation fee paid by the Exhibitor, and the Exhibitor may not participate in the Exhibition.

4. The Approved Exhibitors declare that they are aware that when using the Exhibition Territory, respectively, the individual Exhibition Spaces are applicable and The Internal Rules, with which the Organizer has agreed and which the approved Exhibitors undertake to comply with, insofar as they are relevant to them and/or the persons employed by them and/or otherwise engaged in cooperation with an Exhibitor.

VI. Assembling the Exhibition Space.

1.1 The Organizer and the Exhibitor will additionally agree on a convenient time at which the Exhibition Space intended for the Exhibitor will be presented and handed over to him. The Exhibition Space may be prepared by the individual Exhibitors only on the days and times specified by the Organizer, by Art. V.1.2.

1.2. The provision of the Exhibition Space by the Organizer includes:
– Exhibition panels in sizes specified when applying;
– lighting (50W LED, located every 1.5m);
– access to electricity;
– plate;
– window sill.

2.1 Any additional requirements, such as the need for further technical installations and extra space for particularly large works that Exhibitors have when displaying the Works, should be communicated and discussed with the Organizer. Individual Exhibitors will further agree with the Organizer on what additional equipment can be provided for use by the respective Exhibitor and the possibility of bringing personal equipment by the respective Exhibitor.

2.2. The organizer is not allowed to provide or approve any additional necessary technical equipment, barriers, lighting, etc.

2.3. Exhibitors monitor and guarantee that the design of the Exhibition Spaces does not violate legal provisions, these General Terms and Conditions, and/or additional instructions of the Organizer.

3. If an Exhibitor has hired a third party to assist with preparing its Exhibition Space, the Organizer must be expressly notified.

4.1. The Organizer reserves the right to inspect the Exhibition Space after it has been prepared and assembled and before the start of the Exhibition and, at its discretion, to require changes to the organization of the Exhibition Space and the Works and their removal. Any changes to the Exhibition Space must be coordinated with the Organizer.

4.2. The Organizer reserves the right to require the removal of Works that could cause a serious disturbance at the fair or endanger the safety of Exhibitors and visitors to the Exhibition through odors, noises, other emissions, or their appearance.

4.3. The Organizer may also request the removal of objects from the Exhibitors if Works are presented that were not specified in your application and/or were not admitted to the Exhibition during the subsequent inspection.

4.4. The placement and presentation of Works on flat surfaces on the floor, suspended from the ceiling, on heaters, etc., is not permitted.

5. Exhibitors may only place their advertising materials within their designated Exhibition Space. In any case, the placed advertising materials – advertising materials (business cards, brochures, catalogs of artists presenting at the Exhibition), placed in a place in the Exhibition Space, should be coordinated with the Organizer:

6. after the end of the Exhibition, the Exhibitors undertake to leave the Exhibition Territory and hand over to the Organizer the Exhibition Space in the same form and in the same manner in which it was provided to them.

7.1. The Organizer indicates, and the Exhibitor agrees that the following technical means are permitted for use in preparing the Exhibition Space:
● Chipboard screws ( No. 3 mm – 4.5 mm; min. depth in the panel – 15 mm; max . depth – 40 mm.) for attaching Works.
● Removable adhesives ( Blu Tack, etc.)

7.2. The Organizer indicates, and the Exhibitor agrees that the following technical means are permitted for use in limited quantities when preparing the Exhibition Space:
● Pencil (small markings, short lines)
● Labels – must be attached using quickly removable adhesives (above) and completely removed before dismantling the exhibition modules)

7.3. The Organizer indicates, and the Exhibitor agrees that the following technical means are not permitted for use in preparing the Exhibition Space:
● Panel pins, bolts
● Chemicals or markers of any kind
● Any gadgets not listed in 1 and 2 above.
● Any filler material to fill the gaps between the elements
● Any paint (colors) of any kind (unless confirmed or arranged with the Organizer)

VII. Media services and promotion of Exhibitors

1.1 The Organizer provides various media services to the Exhibitors for promotion, which the Exhibitors may take advantage of at their discretion, namely:
– Internet platforms with accessible photos and information about the Exhibitors;
– exhibition catalog

1.2. For this purpose, the Exhibitor shall provide the photo( s) in a suitable printed format (digital, provided via an online platform) and the texts to be printed (also digitally) on time. If this does not happen by 30.06.2025, the Organizer has the right not to include information about the Exhibitor in the Exhibition Catalog.

1.5. By sending the photos and texts, the Exhibitors guarantee that they own the necessary rights to them and provide them to the Organizer for publication in the catalog and on the Internet platform. The Exhibitors also guarantee that the photos and texts do not violate third-party rights. Suppose the Organizer incurs expenses or suffers any other damage with claims by third parties concerning the rights to these photos and texts. In that case, the Exhibitor fully compensates the Organizer for any expenses and legal fees incurred.

1.6. For inclusion in the Internet platform, Exhibitors should provide a photo of the works and texts in an appropriate digital format for display in a manner explicitly specified by the Organizer.

1.7. By sending photos and texts from the Exhibitor to the Organizer, the Exhibitor declares and guarantees that they own all necessary rights from the artist and/or photographer to allow the Organizer to reproduce, distribute, make publicly available on the Internet and publish the photos and texts through any printed or online media in art exhibition magazines, art exhibition advertisements, press releases, etc. Suppose the Organizer incurs expenses or suffers any other damage about claims by third parties concerning the rights to these photos and texts. In that case, the Exhibitor fully compensates the Organizer for any expenses and legal fees incurred.

2.1. The Organizer may provide various advertising services, including a newsletter, social networks, and participation in a podcast. If an Exhibitor wishes to take advantage of these services, he/she should explicitly declare this to the Organizer within 14 days of receiving confirmation of participation.

2.2. The fee for this additional PR package is 350 euros, payable in a manner further specified by the Organizer.

3.1. The Organizer will have the right to take photos and videos on-site to promote the Exhibition. When using the photos and videos, the Organizer declares that all personal data will be collected, processed, and stored by the provisions of the Personal Data Act, as well as the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016)

3.2. By accepting the General Terms and Conditions, Exhibitors give their express consent to be photographed to create photos and videos, as well as to the use of the photos and videos taken for marketing and promoting the Exhibition,

3.3. Exhibitors undertake to obtain consent under Art. VII.3.2. also from persons employed by them and/or otherwise engaged in cooperation with an Exhibitor.

VIII. Declarations and guarantees of the Exhibitor

By confirming these General Terms and Conditions and entering into contractual relations with the Organizer in connection with the Exhibition, the Exhibitor declares and warrants that:

1. Has the proper legal capacity and capacity to enter into the contract incorporated in these General Terms and Conditions;

2. The Exhibitor owns all relevant copyright, related and other intellectual property rights, whether owned, licensed, and/or assigned, necessary to exhibit any Work admitted to the Exhibition to the public. The Organizer has the right at any time to request from the Exhibitor, and the Exhibitor undertakes to provide the Organizer with any requested evidence immediately after such request (but not later than three business days from the request), certifying that the Exhibitor fulfills the guarantee thus given.

IX. Liability. Exclusions from Liability

1.1. The Organizer is not responsible for storing or preserving the presented works, equipment, and other items owned by the individual Exhibitors.

1.2. The organizer is not responsible and has no obligation to ensure the submitted works.

1.3. The Organizer is not liable for any damages or other expenses incurred that arise or may arise for Exhibitors at the Exhibition from submitting the Application and the subsequent non-admission to participate in the Exhibition.

1.4. The Organizer is not liable for damages suffered by the Exhibitor due to Force Majeure.

2. The Organizer is not liable for any damages caused affecting the life and/or health of the Exhibitors, as well as the persons employed by them and/or otherwise engaged in cooperation with the Exhibitor unless such damages are caused by the intentional act or omission of the Organizer or by gross negligence on its part.

3. Exhibitors and persons employed by them and/or otherwise engaged in assisting an Exhibitor during the Exhibition are liable for any direct or indirect damages caused to the Organizer.

4.1. To the extent that the Organizer is liable to third parties for damages caused more than permissible and reasonable damage and has agreed to specific rules for fixing and securing exhibition equipment, in the event that a third party claims penalties or compensation against the Organizer for damages suffered, the Organizer may claim these sanctions from the Exhibitors who caused the respective damages.

4.2. According to the obligations assumed by the Organizer to third parties, the sanctions are as follows:
● Screws in the panel (per screw) – € 2
● Sticky fixing pads of any kind (foam), unless removed without damaging the panel – €5
● Self-adhesive pads of any kind (unless removed without damaging the panel) – €5
● Cut edges – €10
● Spoiled color – €15
● Stickers – €5
● Drilled hole diameter greater than 5 mm – €10
● Drilled hole through a panel with a diameter greater than 5 mm – €20
● Restore one side of the panel – €60
● Opening between panels – €10

5. The Organizer reserves the right, in the event of Force Majeure, to require the Exhibitors to bear and pay a corresponding part of the costs arising from the preparation of the Exhibition. The amount of the part of the costs to be paid by each Exhibitor is determined by the Organizer, according to the costs of preparing the Exhibition incurred up to the relevant time, which are distributed among all participants. If necessary, the Organizer will provide information on the costs incurred.

6. If the Organizer receives any material and/or non-material (including reputational damage) damages as a result of claims and/or actions by third parties and/or sanctions by administrative authorities in connection with any Work exhibited by an Exhibitor, the Exhibitor shall compensate the Organizer for all such material and non-material damages and lost profits, including any expenses related to litigation, paid administrative sanctions and the like.

X. Termination of relations with the Exhibitor

1.1. The relationship between the Exhibitors and the Organizer begins with the confirmation of the respective Exhibitor’s application and continues until the exhibitor hands over the Exhibition Space to the Organizer after the Exhibition concludes.

1.2. The Organizer reserves the right to terminate its legal relations with Exhibitors earlier in some of the following cases:
– the death of the Exhibitor or initiation of liquidation or bankruptcy proceedings against him;
– in case of delay in payment due, according to Art. IV.3.3.2.
– if the Organizer fails to obtain the necessary permits for organizing the Exhibition or the holding of the Exhibition becomes impossible, in whole or in part, for reasons beyond the Organizer’s control;
– if an Exhibitor refuses to comply with the Organizer’s explicit written or oral instructions at any time from the submission of the application for participation until the conclusion of the Exhibition;
– if an Exhibitor presents Works or authors for which he has received explicit instructions from the Organizer, he is not permitted to present.

2.1. The Organizer and the Exhibitor may terminate their relationship by mutual written consent.

2.2. The organizer reserves the right to terminate the contractual relationship if the intended or provided exhibition space can be rented by another person.

2.3. If the Exhibitor desires and requests to terminate the relationship, the Organizer reserves the right to charge the Exhibitor a penalty of 25% of the participation fee specified in item IV.1.

3. If, due to Force Majeure, an Exhibitor refuses to participate in the Exhibition, the Exhibitor may terminate the contractual relationship with the Organizer with due notice in writing sent immediately after the occurrence or knowledge of the relevant circumstance.

XI. Additional provisions

1. For issues not settled in these General Terms and Conditions related to their implementation and interpretation, the laws of the Republic of Bulgaria shall apply. All disputes arising from these General Terms and Conditions shall be resolved through friendly negotiations. If it is impossible to reach an agreement, the disputes shall be referred to the competent court in Sofia.

2. The Organizer and the Exhibitors agree that all communications between them shall be in writing, including by email.

2.1. The organizer provides the following contact details:
Region: Sofia, Municipality: Stolichna, Location: Sofia, p.k. 1000, Triaditsa district, 94 „Knyaz Boris I“ Str., contact person: Suna Emel Danadzha, e-mail: office@sofiaartfair.art ;

2.2. The Exhibitor indicates, and the Organizer will accept, that the Exhibitor’s contact details are those specified in the Application under Art. III.1.1.

2.3. All communications will be deemed to have been validly sent if sent to the addresses specified above. The Organizer or the Exhibitor must notify the other party of any change in the specified addresses and/or contact persons. In the event of failure to comply with this obligation, communications will be deemed valid if sent to the correspondence addresses specified above.

3. All personal data collected both in the Application and during the Exhibition will be collected, processed, and stored by the provisions of the Personal Data Act, as well as the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016)

The Executive Director of the Sofia Breathes Foundation, Suna Danadzha, has approved these general terms and conditions.